‘Het Rondetafelboek. De kracht van Dialoog’. Dit boek beschrijft een werkvorm waarbij aan elkaar gelijkwaardige mensen met elkaar om tafel een écht goed gesprek aangaan, samen met een gespreksleider.De Dialoog staat hierbij centraal.
De ‘Ronde Tafel’ zou gestaan hebben in Camelot, het kasteel van Koning Arthur. Hier vergaderde hij met zijn ridders. Ieder aan zijn tafel was gelijk, niemand was belangrijker en iedereen werd gehoord. De
Je leest erin hoe je een Rondetafel opzet. De vorm is vrij eenvoudig en gemakkelijk te realiseren. Toch komt er meer bij kijken als je het goed wilt doen. Zo is de rol van de gespreksleider cruciaal, het boek gaat er uitgebreid op in. Het boek is een mix tussen het delen van de praktijkervaring van de auteurs, theorie en praktische tips. Een aantal tips vind je terug in dit artikel.
Reflectie voor topmanagers
De auteurs – Twan van de Kerkhof en Liselotte Wentrup – organiseren zelf Rondetafels onder de paraplu van het European Leadership Platform (ELP) en de Foundation for European Leadership (FEL). De ervaringen die ze hiermee hebben opgedaan hebben ze beschreven in hun boek. Zij zijn met Rondetafels gaan werken omdat ze concludeerden dat vooral topmanagers te weinig toekomen aan diepgaande reflectie en weinig eerlijke feedback krijgen, terwijl deze behoefte er wel is. Door het bijwonen van een Rondetafelgesprek creëer je de ruimte en tijd om met gelijkwaardige personen naar het eigen functioneren te kijken.Veel topmanagers voelen op het werk de druk om alles te moeten weten. Toegeven iets niet te weten lijkt een teken van zwakte. Bij een Rondetafelgesprek wordt het ‘niet weten’ juist als een grote kwaliteit gezien. Het gaat bij deze Dialoogvorm om het zoeken naar onderliggende waarden en niet naar het zoeken van oplossingen. Het gaat dus een slag dieper. Een vraag kan bijvoorbeeld zijn: “Vind je jezelf een teamspeler? Wat voor beelden heb je daarbij? Wat doe je dan wel of niet?”Bij een Rondetafel komen de deelnemers zowel brengen als halen, daarom is het belangrijk dat ieder een vergelijkbare bagage aan ervaring inbrengt. Een Rondetafel leidt bij de deelnemers tot een beter inzicht in zichzelf en hun gedrag. Ook kan het leiden tot een uitbreiding van hun netwerk.
Opzet van de Rondetafel
De auteurs onderscheiden twee modellen voor Rondetafels: leadership dinners en peer rounddtables. Er wordt bewust gekozen voor zitten aan een ronde tafel. Het voordeel van het werken in een kring is dat zo iedereen evenveel autoriteit heeft om te zeggen wat hij wil. De hiërarchie valt weg. Bovendien is het zo gemakkelijker om naar elkaar te luisteren en voorkomt het dat mensen onderlinge gesprekken gaan voeren.
Leadership Dinners
De opzet van de Leadership Dinners is als volgt:
 |
| Bijschrift toevoegen |
•De gespreksleider heet de deelnemers bij binnenkomst persoonlijk welkom. De gespreksleider schenkt iets te drinken voor hen in en overhandigt de deelnemers de deelnemerslijst. Zo voelt iedereen zich meteen opgenomen in het gezelschap.
•De bijeenkomst begint met het uitleggen van de spelregels. Bijvoorbeeld dat mensen elkaar tutoyeren en dat de bijeenkomst vertrouwelijk is.
•Vervolgens vindt er een voorstelronde plaats. De gespreksleider begint door iets persoonlijks over zichzelf te vertellen.
•Een spreker zet een thema uiteen in een interactieve plenaire inleiding van ongeveer een uur. Dit gebeurt in een theateropstelling, dus nog niet in een kring.
•Dan volgt een korte pauze waarin de deelnemers informeel met elkaar een gesprek kunnen aangaan.
•Na de pauze gaan de deelnemers uiteen in tafels van vijf tot acht personen. Elke tafel heeft een eigen gespreksleider die centrale vragen inbrengt. Een goed idee is om de gesprekken aan tafel te combineren met een diner.
•Aan het eind van de avond vindt een plenaire Dialoog plaats (dus met iedereen gezamenlijk) geleid door een centrale gespreksleider. Welke invalshoeken hebben de verschillende tafels gekozen? Als je hierbij kiest voor een opstelling in een grote kring geef je aan dat er een Dialoog met de gespreksleider plaatsvindt, en dat er meer interactie en verbinding mogelijk is dan aan het begin van de avond.
•De avond sluit af met een centrale vraag om de persoonlijke reflectie over het onderwerp aan te wakkeren. Bijvoorbeeld: “Wat heeft je vanavond verrast?” of “Beschrijf in een aantal woorden of zinnen wat je vanavond geleerd hebt”.
Peer Roundtables
De Peer Roundtable kent grotendeels dezelfde opzet als de Leadership dinners met de volgende verschillen:
•Bij een Peer Roundtable is meestal geen spreker aanwezig.
•Per e-mail ontvangen de deelnemers vooraf een aantal vragen waarover ze alvast kunnen nadenken. Ze krijgen dus huiswerk mee. Een andere mogelijkheid is dat de gespreksleider vooraf belt met elke deelnemer om te horen welke thema’s het meest leven. Soms wordt ook vooraf een artikel rondgestuurd.
Niveaus van reflectie en diepgang
Reflectie en diepgang vinden tijdens de Rondetafel plaats op twee niveaus:
1.Persoonlijk niveau
Deelnemers houden zichzelf een spiegel voor. Wat zijn bijvoorbeeld hun drijfveren, angsten, verlangens, hoop en geloof?
2.Inhoudelijk niveau
De deelnemers verwerven inzicht in een bepaalde kwestie die op intellectueel vlak uitdagend kan zijn. De deelnemers staan dan stil bij hun eigen handelen. Waarom handel ik zus en niet zo? Waarom ben ik het wel met hem eens en niet met haar? Was het eigenlijk wel goed en rechtvaardig wat ik deed?
Brengen en halen
Van de deelnemers van een Rondetafel wordt verwacht dat ze zowel iets komen brengen als halen. Halen betekent leren van de inbreng van anderen. Brengen betekent de bereidheid om ervaringen op tafel te leggen die de grondstof vormen voor de Dialoog. Om te kunnen halen moeten deelnemers actief kunnen luisteren. Hierbij speelt de gespreksleider een belangrijke rol. Het is zijn taak er voor te zorgen dat alle deelnemers actief deelnemen aan het gesprek. Hij kan deelnemers uitnodigen om concrete en persoonlijke ervaringen in te brengen. Ook een selectie van de juiste deelnemers is belangrijk
Selectie van de deelnemers
Natuurlijk zijn Rondetafelgesprekken ook prima geschikt voor andere doelgroepen dan topmanagers. Dat kunnen deelnemers zijn met een uiteenlopende interesse en afkomst. Wel is het goed om vooraf na te denken wie je waarom samen aan tafel wilt zetten. Een drietal tips:
•Zorg dat mensen vrijwillig deelnemen. Wanneer mensen bijvoorbeeld worden aangewezen door hun leidinggevende, loop je kans dat deelnemers niet bereid zijn om iets van zichzelf te laten zien aan tafel.
•Nodig mensen uit waartussen een persoonlijke chemie is.
•Kies vijf tot maximaal acht deelnemers per tafel. Een minimum van vijf deelnemer is noodzakelijk om voldoende diversiteit aan tafel te hebben. Het maximum van acht deelnemers geldt omdat boven dit aantal een collectieve uitwisseling van gedachten moeilijk wordt.
•Zorg ervoor dat de deelnemers aan tafel dezelfde bagage aan ervaring hebben zodat ze die ook kunnen delen
Keuze en afbakening van onderwerp en thema.
Een goed onderwerp kies je zo:
•Kies een actueel en uitdagend onderwerp dat uitnodigt tot reflectie. Zorg dat aan het onderwerp een persoonlijke draai gegeven kan worden.
•Kies een onderwerp dat relevant is voor elke deelnemer. Of omgekeerd: zoek de relevante deelnemers bij een onderwerp.
Bij iedere Rondetafel bedenk je één of twee centrale thema’s als leidraad voor het gesprek waarop de groep steeds kan terugvallen.
•Een vraag heeft de voorkeur boven een stelling. Dat voorkomt dat mensen voor of tegen zijn.
•De vraag moet ruimte scheppen voor persoonlijke reflectie en niet zijn gericht op het vinden van oplossingen.
•De vraag moet concreet geformuleerd zijn en leiden tot concrete en persoonlijke antwoorden.
•De vraag gaat over een algemene kwestie die alle deelnemers raakt.
De voorbereiding
Een Rondetafel staat of valt met een goede voorbereiding:
•Zoek een bijzondere locatie voor de Rondetafel die bijdraagt aan de sfeer en de kwaliteit van het gesprek. Zorg voor een afgesloten en geluidsdichte ruimte.
•Zorg voor een goede kwaliteit van eten en drinken.
•Informeer de catering vooraf over de soort bijeenkomst. Het kan verstorend werken als de catering contact zoekt met de deelnemers met zinnen als “Eet smakelijk” of “Heeft het gesmaakt?”. Alles moet ten dienste staan van de Dialoog.
•De gespreksleider moet voldoende kennis te hebben van het te bespreken onderwerp, bijvoorbeeld door zich in te lezen in actuele literatuur.
•Informeer een eventuele spreker van tevoren over het soort publiek dat deelneemt en het informele karakter van de Rondetafel.
•Vraag de spreker bij voorkeur geen powerpoint te gebruiken. Het gaat immers om het creëren van een informele sfeer waarin een Dialoog kan ontstaan tussen spreker en deelnemer.
De voorstelronde
Hieronder vind je een aantal tips voor de voorstelronde:
•Laat de gespreksleider het ‘goede voorbeeld geven’. Als hij open is, zijn anderen dat vaak ook.
•Stel een openingsvraag die iedere deelnemer dient te beantwoorden. Deze vraag omvat een persoonlijke invalshoek van het centrale onderwerp. Bijvoorbeeld: “Wat zijn je persoonlijke ambities?”
•Vraag deelnemers bondig te zijn in de beschrijving van hun werk. Daardoor blijven de ego’s binnen de perken.
Verschil tussen Dialoog en debat
Wat is nu het verschil tussen een dialoog en een debat of discussie? De auteurs leggen het als volgt uit:
Dialoog is gericht op het daadwerkelijk gezamenlijk reflecteren. Mensen zoeken gezamenlijk naar overeenkomsten en verbeterd begrip. Standpunten worden bij een Dialoog uitgewisseld om van elkaar te leren en om de eigen waarheid te vinden. De deelnemers zijn er dus niet op uit om hun eigen gelijk te halen en hun zegje te doen.
Dat is wel het geval bij een debat of een discussie. Dan gaan de deelnemers er vanuit dat er maar één juist antwoord is. Diegene die aan het woord is probeert de anderen te overtuigen van zijn of haar gelijk. Vaak is er een derde partij die bepaalt wat waar is. Als een aanklager en advocaat debatteren, neemt bijvoorbeeld de rechter een besluit en als politieke partijen debatteren, bepaalt de kiezer wie gelijk heeft. Als er een discussie plaatsvindt in een vergadering waar iedereen zijn mening mag verkondigen, neemt de voorzitter het besluit. In het kort komt het er op neer dat bij een ware Dialoog iedereen wint. De auteurs beschrijven de werkwijze van de filosoof Socrates en gaan in op dialoogvormen die in Afrika plaatsvinden.
Maak een echte Dialoog van de Rondetafel
Een rondetafel draait om de Dialoog. Maar hoe bereik je dat?
•Zorg er voor dat monologen elkaar niet opvolgen, maar dat deelnemers elkaar aanvullen en dat begrip wordt gedeeld.
•Maak onderliggende veronderstellingen van verschillende personen expliciet en neem ze gezamenlijk onder de loep.
•Besef dat de Dialoog onderzoekend van aard is; er is geen externe partij die bepaalt wie er gelijk heeft, zoals bij een debat wel het geval is.
•Waarborg dat er diepgang in de Dialoog blijft en dat deze dicht bij de kern van de deelnemers blijft of komt.
•Wees je ervan bewust dat persoonlijke ervaringen centraal staan in de Rondetafel. Persoonlijke ervaringen kunnen niet per definitie goed of fout zijn, ze zijn altijd waar.
•Stel vooraf geen doelen aan de Rondetafel, zodat er vrije ruimte ontstaat voor reflectie. Besef dat de Rondetafel van intrinsieke waarde is, los van de uiteindelijke uitkomsten.
•Neem de tijd. Bij het European Leadership Platform duurt een dergelijke avond ongeveer vier uur.
Taken van de gespreksleider
De gespreksleider heeft tijdens de Rondetafel een zeer belangrijke rol als procesbewaker. Hij is in hoge mate verantwoordelijk voor het goede verloop van de Dialoog.
Taken en rollen van de gespreksleider:
•Hij stroomlijnt het gesprek, houdt het centraal en bewaakt het centrale thema.
•Hij stelt de juiste vragen, vragen die uitnodigen tot reflectie.
•Hij creëert een klimaat van vertrouwen waarin mensen de ruimte krijgen.
•Hij luistert aandachtig en zorgt dat de deelnemers werkelijk naar elkaar luisteren. Luisteren gebeurt op de niveaus van inhoud, toon, gezichtsuitdrukking en lichaamstaal.
•Hij let niet alleen op diegene die aan het woord is, maar tegelijkertijd ook op andere deelnemers.
•Hij spreekt waarachtig en stimuleert dat ook bij de deelnemers.
•Hij is zowel krachtig als bescheiden. De mening van de gespreksleider is niet nodig in het proces.
•Hij laat oordelen los of stelt ze zo veel mogelijk uit. Hij stimuleert dat ook bij de deelnemers. Een manier om een oordeel op te schorten is door een vraag te stellen: “Wat ligt daaraan ten grondslag?”
•Hij respecteert alle invalshoeken.
•Hij is goed op de hoogte van het onderwerp en weet hij hoe aanwezig kan zijn tijdens de Dialoog.
•Hij respecteert iedere deelnemer en nodigt mensen uit om iets van zichzelf te laten zien.
•Hij ziet er op toe dat er een balans is tussen brengen en halen tijdens de Dialoog.
•Hij is op de achtergrond als het gesprek dat toelaat en treedt op de voorgrond en grijpt in zodra het moet.
•Hij zorgt er voor dat alle deelnemers betrokken zijn en dat er verdieping plaatsvindt.
Doorvragen
Een taak van de gespreksleider is om vragen te stellen en om door te vragen. Hoe doe je dat, doorvragen, en wat is het juiste moment?
•Doorvragen is nuttig als iemand een heel algemene uitspraak doet.
•Doorvragen is ook nuttig als een relatief stille deelnemer een uitspraak doet en zich terugtrekt. Hierbij is het overigens wel van belang om geen grenzen te overschrijden.
•Vraag naar concrete ervaringen van deelnemers.
•Wees niet bang voor stiltes, zie dit als een vorm van doorvragen.
•Vraag als iemand een bewering doet wat hij of zij daarmee bedoelt. Zelfs als dat voor de gespreksleider al duidelijk is, kan het leiden tot een groot aantal onderliggende waarden, veronderstellingen en rechtvaardigingen.
•Stel eens de vraag “Is dat wel zo?” Dit kan leiden tot extra reflectie en inzicht.
Aanwezigheid
Ook ‘aanwezigheid’ van zowel gespreksleider als deelnemers levert een bijdrage aan het welslagen van een Rondetafel. Wanneer je ‘aanwezig’ bent, helpt je dit om met openheid te kijken en om los te laten. Een Rondetafelgesprek duurt vier uur. Dit geeft de ruimte om echt te focussen op het onderwerp, maar kan ook tot onrust leiden bij wie het lage tempo niet gewend is.
Aanwezigheid betekent het loslaten van de voortdurende stroom van gedachten en je richten op het huidige moment. Het gaat daarbij om het contact maken met de innerlijke ruimte. Dat doe je door het hoge tempo van de dagelijkse gang van zaken omlaag te brengen. Iedereen kan daar zijn eigen vorm in vinden. Dat kan bijvoorbeeld meditatie zijn waarbij je je aandacht richt op je ademhaling, een lichaamsdeel, een voorwerp of een bepaald woord. Maar ook luisteren naar muziek, in bad zitten, wandelen of hardlopen kan helpen.
Als voorbereiding van een Rondetafel of terwijl de Rondetafel plaatsvindt kun je als volgt je eigen ‘aanwezigheid’ versterken:
•Als gespreksleider kun je je vlak voor een Rondetafel even afzonderen en je aandacht naar binnen richten. Hoe voel je je? Probeer om je gedachten of zorgen tijdelijk te laten gaan en jezelf leeg te maken. Ook een wandeling in de buurt of buiten de frisse lucht inademen werkt.
•Tijdens een Rondetafelgesprek kun je innerlijk je spierspanning checken en nagaan hoe je erbij zit of staat.
•Ook is het goed af en toe na te gaan welke emoties op dat moment bij jou een rol spelen. Het is dan de kunst om negatieve emoties als verdriet, angst en woede niet weg te drukken maar ze voor jezelf welkom te heten.
•Probeer tijdens het Rondetafelgesprek met je volledige aandacht bij de spreker van dat moment te zijn.
Door als gespreksleider het ‘zelfbewustzijn’ hoog te houden bied je deze ruimte ook aan de deelnemers. Ze merken daar bewust of onbewust iets van. Ze zullen onwillekeurig deze houding gaan ‘spiegelen’.
Aan het eind van het Rondetafelboek staat beschreven waaraan je kunt herkennen dat het goed gaat:
•Je hoeft als gespreksleider niets meer te doen. De Dialoog loopt als vanzelf.
•Het energieniveau stijgt, de sfeer is positief en ontspannen.
•Deelnemers lachen en er komt humor op tafel. Dan delen de deelnemers iets met elkaar.
•De deelnemers zijn tegelijkertijd actief en observerend deelnemer.
•De deelnemers wisselen na afloop contactgegevens uit om het gesprek voort te zetten.
•De deelnemers beginnen zelf vragen te stellen. Er is dan een oprechte interesse in de andere deelnemers.
Meer weten?
Als je meer wilt weten over Rondetafels is het lezen van Het Rondetafelboek een aanrader. Je vindt er achtergrondverhalen en voorbeelden. Zo gaan de laatste hoofdstukken van het boek nog dieper in op aspecten als:
•Hoe doe je dat, luisteren tijdens een Dialoog?
•Hoe ga je om met stiltes?
•Hoe laat je als gespreksleider het oordelen los?
•Wat doe je met weerstanden die je voelt?
•Wat zijn tips om werkelijk iemand te respecteren?
•En wat doe je met je eigen onzekerheid?
Bron: Artikel op de communicatiedesk van Vincie van Gils
Twan van de Kerkhof en Liselotte Wentrup, Het Rondetafelboek. De kracht van Dialoog. Business bibliotheek, ISBN13: 978 90 470 0075 4. 128 p. Prijs 19,90.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten